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Besprechungen optimal nutzen

von: Ralf Lohe

Was soll eine Besprechung?

1. Besprechungen dienen dem sozialen Kontakt.
   Informationen kann man heute auch elektronisch oder in Papierform weiter geben, so dass hierfür keine kostbare Zeit in den Besprechungen verloren gehen muss. Wer aber nur noch elektronisch miteinander konferiert, wird den Mangel an sozialem Kontakt bald spüren. Für alle jene Mitarbeiter, die auch erst „ankommen“ müssen, ist es hilfreich vor dem offiziellen Beginn zu einem Smalltalk einzuladen. Z.B.:" …lade ich zu 9 Uhr ein, mit TOP 1 beginnen wir pünktlich um 9:15 Uhr."
2. Besprechungen dienen der Entwicklung von Lösungen unter Beteiligung aller Teilnehmer
   Eine Besprechung ist keine Ansage eines Vorgesetzten. Wenn dies notwendig wird, ist ein Videopodcast preiswerter und effektiver. Stattdessen sollten die Themen gemeinsam erörtert werden. Der Leiter moderiert. D.h. er beteiligt sich nicht an der Diskussion, sondern sorgt lediglich dafür, dass die Besprechung ordnungsgemäß läuft, alle zu Wort kommen, notwendige Strukturen eingehalten werden, beim Thema geblieben wird, die vereinbarten Regeln eingehalten und Ergebnisse erzielt werden. Das bedeutet wiederum, dass alle Teilnehmer auf eine Besprechung gut vorbereitet sein sollten. Dies erreicht der Leiter dadurch, dass er die Tagesordnung rechtzeitig bekannt gibt, das jeweilige Besprechungsziel benennt und ggf. darauf hinweist, wie sich optimal vorbereitet werden kann.
   
   Sofern Themen behandelt werden, die auf Veränderungen abzielen, wird es überwiegend angebracht sein, die derzeitige Situation (ggf. auch ein Problem) zu analysieren. Dadurch, dass der Moderator nach den Ursachen der Situation oder des Problems fragt, hilft er den Teilnehmern nachzudenken und zu analysieren. Wenn er dann die ersten Antworten weiter hinterfragt, um nach dem entscheidenden Punkt zu forschen, der ursächlich für die derzeitige Situation gesorgt hat, entwickelt er das analytische Denken aller Teilnehmer, die dies dann in ihrem eignen Verantwortungsbereich nutzen adaptiert werden.
   
   Auch die Lösungen für die analysierten Situationen bzw. Probleme müssen gemeinschaftlich herbeigeführt werden. Wenn eine Gruppe das Gefühl hat, aus sich heraus eine Entscheidung getroffen zu haben, so ist die Bereitschaft, diese auch umzusetzen, größer als bei einer verordneten Lösung.
   
   Dies gilt auch in Situationen, bei denen die Sachlage durch äußere Einflüsse klar zu sein scheint. Hierzu ein Beispiel: Aufgrund der zu erwartenden Wirtschaftslage müssen die geplanten Personalkosten nach unten angepasst werden. Der angepasste Prozentsatz braucht nicht diskutiert werden, da er sich aus den Zahlen des Controllings ergibt. Die Art und Weise, wie dies jedoch den Führungskräften der nächsten Ebene (die das umzusetzen haben) unterbreitet wird und mit welchen Maßnahmen ihnen dabei geholfen wird, sollte gemeinsam erörtert werden (ggf. in Gruppenarbeit). Diese Diskussion dient dazu, dass jeder in der Runde auch zu einer unpopulären Maßnahme eine loyale Haltung einnimmt, und dadurch von den Mitarbeitern selbstsicher und glaubwürdig wahrgenommen wird.
3. Besprechungen schaffen eine gute Arbeitsatmosphäre
   Alle Themen, die auf Fehlern einzelner Personen beruhen, gehören nicht in eine Besprechung. Dies gilt auch für Rankings über den dritten Platz hinaus. Dies verbietet sich allein deshalb, da dies negative Gefühle auslöst, die durch die Gruppendynamik verstärkt werden. Alle Kritikthemen gehören in ein Gespräch unter 4 Augen. Da wird das Gesicht gewahrt, so dass Kritik auch angenommen werden kann.
   
   Ebenfalls verstärkt durch die Gruppendynamik werden positive Gefühle. Deshalb sollten in Besprechungen die Mitarbeiter, die etwas Wesentliches zustande gebracht haben, die Möglichkeit bekommen, ihre Erfolge zu präsentieren. Dadurch fühlen sie sich gut und geachtet. Für alle anderen ist es Anreiz, auch etwas zu schaffen über das präsentiert werden darf.
   
   Zu den Präsentationen der Teilnehmer sollte auch immer eine aufbauende Rückmeldung gegeben werden, die nach dem Lob auch Verbesserungsvorschläge beinhalten darf. So werden die Teilnehmer angehalten, ihre Präsentationskompetenzen immer weiter auszubauen.
   
   Innerhalb der Mitarbeiterbeurteilung empfehlen wir die Anzahl der Beiträge und deren Güte in einem bestimmten Zeitrahmen festzuhalten. Bei kontinuierlich stattfindenden Beurteilungsgesprächen kann dann die Entwicklung dieser Kompetenzen nachvollzogen werden.
4. Besprechungen definieren Führungskultur
   Ob Führung erfolgreich ist oder nicht, hängt von der Konsequenz ab, mit der Vereinbarungen umgesetzt werden. Dies gilt besonders für Besprechungen, da hier alle Zeugen der Konsequenz bzw. Inkonsequenz sind. Werden also Dinge besprochen, dann aber nicht umgesetzt, so heißt die Konsequenz hier: jeder kann selber entscheiden und braucht sich nicht an Regeln zu halten. Aus diesem Grund muss der Moderator strikt darauf achten, dass Vereinbarungen auch eingehalten werden. Alles was in der Besprechung diesbezüglich falsch gemacht wird bzw. sich einschleicht, definiert auch die hausinterne Kultur des miteinander Umgehens.
   
   Wenn der Moderator es versteht, die Besprechung ausschließlich durch Fragen zu leiten, wird er optimal führen. Der Spruch: "wer fragt, der führt" hat seine Berechtigung. In Besprechungen, in denen der Leiter selber viel vorgibt, werden lediglich die Teilnehmer gelegentlich fragen und dann indirekt die Führung übernehmen. So manche Führungskraft hat sich schon durch geschickte Fragen der Mitarbeiter in die Enge treiben lassen. Wenn der Leiter alles selber gesagt hat, weiß er nicht wirklich, wie die übrigen Teilnehmer zum Thema stehen. Darüber hinaus wird von den Teilnehmern dann außer Zuhören auch nichts gefordert, was bei längeren Besprechungen schon mal zur Ermüdung und Unkonzentriertheit führt. Später können sich einige nicht mehr an die wesentlichen Punkte erinnern.
5. Besprechungen sind Trainingseinheiten
   Um gar nicht erst einen Unmut über schlecht empfundene Besprechungen aufkommen zu lassen, sollte der Umgang miteinander in Besprechungen ständig reflektiert und bei Bedarf auch verbessert werden. Als Routine empfiehlt es sich, nach jeder Besprechung eine Rückmeldung von allen einzuholen. Mögliche Fragen dabei könnten sein: Was war an der heutigen Besprechung gut? Was sollten wir zukünftig ändern?